Navision Software: Funktionsumfang und Module
Unter „Navision Software“ verstehen viele heute Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dieser Beitrag beschreibt den Funktionsumfang, die wichtigsten Module sowie Editionen, Betrieb und Anpassbarkeit der Lösung.
Module und Funktionsumfang
Als integriertes ERP-System deckt die Software die zentralen Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen ab. Der Funktionsumfang im Überblick:
| Bereich | Funktionen |
|---|---|
| Finanzen | Hauptbuch, Debitoren/Kreditoren, Anlagen, Reporting |
| Verkauf & Service | Angebote, Aufträge, Servicemanagement, CRM-Grundlagen |
| Einkauf & Lager | Beschaffung, Wareneingang, Warenwirtschaft, Disposition |
| Projekte | Projektaufträge, Ressourcen, Zeiterfassung |
| Produktion | Stücklisten, Fertigungsaufträge, Kapazitäten (Premium) |
| Analyse | Power-BI-Anbindung, Dashboards, Excel-Integration |
Editionen und Betrieb
Business Central wird typischerweise in den Editionen Essentials (Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte) und Premium (zusätzlich Produktion und Servicemanagement) angeboten. Der Betrieb erfolgt wahlweise in der Cloud (SaaS, regelmäßige Updates durch Microsoft) oder On-Premise. Lizenziert wird in der Regel pro Nutzer.
Anpassbarkeit
Die Software lässt sich über Konfiguration und über Erweiterungen (Extensions/AppSource) an individuelle Anforderungen anpassen, ohne den Standard zu verändern – das erleichtert spätere Updates. Branchen- und Zusatzlösungen von Partnern erweitern den Funktionsumfang gezielt.
Hinweis: Produktnamen, Editionen und Lizenzmodelle können sich ändern. Maßgeblich sind stets die aktuellen Angaben des Herstellers. Diese Seite bietet eine neutrale, allgemeine Einordnung.
Lohnt sich die Software für Sie?
Ob die Lösung passt, zeigt der Abgleich mit Ihrem Lastenheft und eine Demo mit eigenen Praxisfällen. Achten Sie neben der Software besonders auf den Implementierungspartner – er prägt den Projekterfolg oft stärker als das Produkt selbst.
Integration in die Microsoft-Welt
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal der Navision-Nachfolge Business Central ist die enge Verzahnung mit dem übrigen Microsoft-Ökosystem. Belege lassen sich direkt aus Outlook heraus erfassen, Auswertungen in vertrauter Umgebung mit Excel bearbeiten und Kennzahlen über Power BI in interaktiven Dashboards darstellen. Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen, senkt diese Integration die Einstiegshürde spürbar, weil die Anwender in einer gewohnten Oberfläche arbeiten. Auch die Anbindung an Teams und die Automatisierung über die Power Platform eröffnen Möglichkeiten, die über den klassischen ERP-Funktionsumfang hinausgehen.
Technisch wird die Software über sogenannte Extensions erweitert, die sauberen, updatesicheren Zusatzcode bereitstellen, ohne den Standard zu verändern. Über den Marktplatz Microsoft AppSource stehen zahlreiche Branchen- und Speziallösungen von Partnern bereit, die sich bei Bedarf hinzufügen lassen. Dieses Erweiterungskonzept ist ein wichtiger Vorteil: Es verbindet die Vorteile einer Standardlösung – Updatefähigkeit und Stabilität – mit der Möglichkeit gezielter Anpassung an die eigenen Anforderungen.
Lizenzierung verstehen
Die Lizenzierung erfolgt in der Regel pro benannten Nutzer, wobei zwischen vollwertigen Lizenzen und günstigeren Lizenzen für gelegentliche Nutzer unterschieden wird. Welche Edition und welche Lizenzart sinnvoll sind, hängt von den Rollen im Unternehmen ab. Da Microsoft Editionen, Funktionsumfang und Preismodelle gelegentlich anpasst, sollten die aktuellen Angaben des Herstellers oder Partners die Grundlage jeder Kalkulation bilden.
Technische Architektur und Erweiterbarkeit
Ein wesentliches Merkmal der Navision-Nachfolge Business Central ist ihr modernes Erweiterungskonzept. Anpassungen erfolgen über sogenannte Extensions, die in der Programmiersprache AL entwickelt werden und sauber vom Standard getrennt bleiben. Dadurch verändern Erweiterungen den Kern nicht direkt, was Updates erheblich erleichtert – ein wichtiger Unterschied zu früheren Generationen, bei denen tiefe Eingriffe spätere Aktualisierungen erschwerten. Über den Marktplatz Microsoft AppSource lassen sich zudem fertige Branchen- und Zusatzlösungen von Partnern hinzufügen.
Diese Architektur verbindet die Stabilität einer Standardsoftware mit der Möglichkeit gezielter Anpassung. Für Unternehmen bedeutet das: Individuelle Anforderungen lassen sich abbilden, ohne die Updatefähigkeit zu opfern – vorausgesetzt, Anpassungen werden konsequent über Extensions statt über Eingriffe in den Standard umgesetzt.
Auswertungen und Reporting
Für die Steuerung eines Unternehmens sind verlässliche Auswertungen entscheidend. Business Central bringt eingebaute Berichte und Kennzahlen mit und lässt sich eng mit Power BI verbinden, das interaktive Dashboards aus den ERP-Daten erzeugt. Daten lassen sich zudem komfortabel nach Excel übernehmen, was vielen Anwendern den Einstieg erleichtert. Wichtig ist, das Reporting früh im Projekt zu durchdenken: Welche Kennzahlen braucht die Geschäftsführung, welche die Fachbereiche, und wie müssen Daten dafür erfasst werden? Ein durchdachtes Auswertungskonzept stellt sicher, dass das System nicht nur Daten sammelt, sondern echten Steuerungsnutzen liefert. Wie man eine Lösung vor der Entscheidung praktisch prüft, beschreibt die Seite Navision Demo.
Sicherheit, Rollen und Berechtigungen
Als zentrales System mit sensiblen kaufmännischen und personenbezogenen Daten verlangt Business Central ein durchdachtes Berechtigungskonzept. Über Rollen und Berechtigungssätze lässt sich genau steuern, welche Mitarbeitenden welche Daten sehen und welche Aktionen sie ausführen dürfen. So erhält etwa der Vertrieb Zugriff auf Aufträge und Kunden, während sensible Finanzdaten auf die Buchhaltung beschränkt bleiben. Ein sauber gepflegtes Rollenkonzept schützt nicht nur vor Fehlern, sondern ist auch eine Anforderung des Datenschutzes.
Als Cloud-Lösung profitiert Business Central zudem von der Sicherheitsinfrastruktur der Microsoft-Plattform, einschließlich Authentifizierung über Microsoft-Konten, mehrstufiger Anmeldung und regelmäßiger Updates. Beim On-Premise-Betrieb liegt die Verantwortung für Absicherung, Backups und Aktualisierungen dagegen beim Unternehmen selbst. Unabhängig vom Betriebsmodell sollte das Berechtigungskonzept früh im Projekt durchdacht und nicht erst nachträglich aufgesetzt werden, da es eng mit den Prozessen und der Organisationsstruktur verknüpft ist. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass Berechtigungen mit personellen Veränderungen Schritt halten und keine unnötigen Zugriffe bestehen bleiben.
Backups und Ausfallsicherheit
Da ein ERP-System geschäftskritisch ist, gehören Backups und Ausfallsicherheit zu den zentralen Betriebsthemen. In der Cloud-Variante von Business Central übernimmt Microsoft die Datensicherung und sorgt für eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, was die eigene IT spürbar entlastet. Beim On-Premise-Betrieb liegt diese Verantwortung dagegen vollständig beim Unternehmen: Es muss regelmäßige Sicherungen, deren Überprüfung und einen Wiederanlaufplan selbst organisieren. Unabhängig vom Modell sollte klar geregelt sein, wie schnell das System nach einer Störung wieder verfügbar ist und wie weit zurückliegende Daten im Notfall wiederhergestellt werden können. Ein durchgespielter Notfallplan gibt Sicherheit, bevor der Ernstfall eintritt. Diese Vorsorge wirkt im Alltag unsichtbar, entscheidet aber im Krisenfall darüber, ob ein Zwischenfall eine kurze Unterbrechung oder ein ernstes Problem wird.
Zugriff per Web, App und Desktop
Ein praktischer Vorzug von Business Central ist die Flexibilität beim Zugriff. Anwender arbeiten wahlweise über den Webbrowser, über eine mobile App für Smartphone und Tablet oder über die Integration in Outlook – stets mit denselben Daten und einer einheitlichen Oberfläche. Das erlaubt ortsunabhängiges Arbeiten, etwa eine Freigabe unterwegs oder die Erfassung im Lager per Tablet. Da die Cloud-Variante keine lokale Installation erfordert, sind neue Nutzer schnell startklar. Bei der Einführung lohnt es sich zu klären, welche Rollen welchen Zugriffsweg benötigen, um Schulung und Berechtigungen passend zuzuschneiden. Diese Zugänglichkeit senkt Einstiegshürden und unterstützt moderne, flexible Arbeitsformen im gesamten Unternehmen.